En el mundo de las ONGs, los datos son mucho más que números: son historias, impacto y confianza. Sin embargo, muchas organizaciones sociales se enfrentan a dos grandes retos: cómo aprovechar los datos para la toma de decisiones y cómo protegerlos sin contar con grandes presupuestos.
En este artículo te explicamos cómo lograrlo con estrategias accesibles y herramientas gratuitas o de bajo coste.
1. ¿Por qué son importantes los datos en una ONG?
- Medir impacto social: Saber cuántas personas se benefician y cómo mejora su calidad de vida.
- Tomar decisiones basadas en evidencia: Evitar la intuición y apostar por datos reales.
- Generar confianza en donantes y socios: Informes claros y seguros aumentan la credibilidad.
- Cumplir con normativas: RGPD y otras leyes exigen un manejo responsable de la información.
2. Cómo hacer que los datos sean útiles
Para que los datos aporten valor, deben ser organizados, accesibles y relevantes. Aquí tienes algunas recomendaciones:
a) Centraliza la información
Evita tener datos dispersos en correos, hojas de cálculo y dispositivos personales. Usa herramientas gratuitas como:
- Google Workspace (Drive, Sheets).
- Microsoft 365 (OneDrive, Excel Online).
- Plataformas colaborativas como Trello o Notion para proyectos.
b) Define indicadores clave
No recopiles datos por recopilar. Pregúntate:
- ¿Qué métricas reflejan nuestro impacto?
- ¿Qué datos necesitamos para los informes a donantes?
Ejemplo: Número de beneficiarios atendidos, coste por proyecto, evolución de resultados.
c) Forma al equipo
Un dato mal introducido es un dato inútil. Capacita a tu equipo en:
- Buenas prácticas de registro.
- Uso básico de hojas de cálculo y herramientas colaborativas.
3. Cómo asegurar los datos con recursos limitados
La seguridad no tiene por qué ser cara. Estas acciones son efectivas y accesibles:
a) Autenticación segura
- Activa verificación en dos pasos en todas las cuentas.
- Usa contraseñas robustas y un gestor gratuito como Bitwarden.
b) Copias de seguridad
- Configura copias automáticas en la nube (Google Drive, OneDrive).
- Haz una copia mensual en un disco externo cifrado.
c) Cumplimiento básico del RGPD
- Informa a beneficiarios y donantes sobre el uso de sus datos.
- Limita el acceso solo a personal autorizado.
- Elimina datos innecesarios periódicamente.
d) Software libre y económico
- Antivirus gratuitos como Avast o Windows Defender.
- Herramientas de cifrado como VeraCrypt.
4. Checklist práctico para tu ONG
Antes de cerrar este artículo, aquí tienes un checklist rápido para evaluar tu situación:
✅ ¿Tenemos un sistema centralizado para almacenar datos?
✅ ¿Definimos indicadores clave para medir impacto?
✅ ¿Todo el equipo sabe cómo registrar datos correctamente?
✅ ¿Usamos autenticación en dos pasos en todas las cuentas?
✅ ¿Realizamos copias de seguridad periódicas?
✅ ¿Cumplimos con la normativa de protección de datos (RGPD)?
✅ ¿Limitamos el acceso a la información sensible?
✅ ¿Contamos con un plan básico ante pérdida de datos?
Conclusión
Con organización, formación y herramientas adecuadas, cualquier ONG puede convertir sus datos en un activo estratégico y mantenerlos seguros, incluso con presupuestos ajustados. La clave está en priorizar lo esencial y aprovechar soluciones gratuitas o de bajo coste.